làm quen với Office 2007

[ngoisaocodon]

Giới thiệu Microsoft Office 2007


Điểm nhận xét đầu tiên khi Start>All Programes>Microsoft Office là các icons của O12 đều khác các icons trước. Nhất là Outlook, nay có hình 1 phong bì thay vì hình mặt đồng hồ. Chúng ta có thể tạo shortcuts trên Desktop hay đưa vào Task bar tuỳ theo thói quen xử dụng.



Trong phạm vi bài này, người viết chỉ xin đưa những nhận xét ban đầu và rất cơ bản khi dùng các chức năng Outlook, Word, Excel và PowerPoint của bộ O12. Còn mấy phần nữa trong đó có Publisher và Access do người viết không dùng hàng ngày nên chưa quen biết. Cũng lưu ý thêm là Microsoft không ra bản Frontpage 2007 nữa mà thay vào đó là bộ microsoft Expression dành riêng cho lập trình web tương tự như frontgae. Các nhà chuyên môn có thể viết cả ngàn trang hướng dẫn xử dụng Office. Với Office 2007, rất nhiều thay đổi về giao diện người dùng lẫn chức năng, cuốn sách có thể vài ngàn trang. Với vỏ vẹn vài trang, người viết chỉ mong được giới thiệu đến quý vị và các bạn trong lúc còn "nóng hổi, vừa thổi vừa ăn này."
Khác biệt cơ bản nhất chính là cấu trúc thanh công cụ và menu của office đã hoàn toàn thay đổi so với các bản office trước đây :102:.
Nếu bạn chưa quen sẽ rất khó để tìm kiếm các công cụ thân thuộc của mình, may sao ictvietnam.net cũng vừa đưa ra 1 link support rất hữu dụng cho phép bạn tìm kiếm 1 cách trực quan các công cụ có mặt trong office 2003 nằm ở vị trí nào trong office 2007

với Word 2007: http://www.ictvietnam.net/2007/word2003and2007.htm
với Excel 2007: http://www.ictvietnam.net/2007/excel2003and2007.htm

1. Outlook 2007 (OL12): Nhìn chung OL12 không khác OL11 là bao nhiêu. Tất cả các cài đặt của OL11 đều được giữ lại nên chúng ta có thể xử dụng ngay. Như trên đề cập, nếu bị lỗi về *.DLL xin post lên đây. Tuy nhiên nếu quý vị thích "look and feel O12" quý vị có thể tải file RibbonXAddin về cài vào máy mình.



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/ol11.gif
Layout của Outlook 2003/11

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/ol12a.gif
Layout của Outlook 2007/12


Tuy nhiên khi vào phần messages để đọc hoặc viết messages mới (compose) chúng ta sẽ thấy "ribbon" nằm trên dùng. Người viết cũng thử đọc và gửi email, kết quả như sau:



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/ol003.gif
Đọc một message

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/ol004.gif
Viết (Compose) một message

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/ol005.gif
Chức năng dò tìm (search) được cải tiến thêm

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/ol006.gif
Message trên đến nơi nhận (Yahoo group)

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/ol007.gif
Và phần chính của message


2. Word 2007 (W12): Vào đến đây là vào "mê hồn trận" nhất là khi chúng ta đã quen dùng các bản Word cũ (bản thân bắt đầu dùng Word6 sau khi chuyển từ Word Perfect (không phải sản phẩm của Microsoft) 5.1 cho DOS, rồi 5.2 cho Windows). Trong "ribbon", chúng ta thấy có 8 "tabs": Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, View và Add-ins.

a. Home: là phần chúng ta thấy đầu tiên, bao gồm các "sub-menu" được gộp lại trong các nhóm: Clipboard, Font, Paragraphs, Styles, ... Một điều ngạc nhiên là W12 không giữ lại các xếp đặt cũ chẳng hạn như nơi chứa (File locations), phông mặc định (bộ O12 tự động chọn phông Unicode mới là Calibri làm phông mặc định cho Word, Excel, Power Point). Ghi chú: Do bề ngang quá lớn nên một số hình được chia ra bên phải, bên trái cho dễ đọc.

Trong phần Clipboard, có 1 mục ít được để ý trong các bản Word cũ là Format Painter. Phần Font bao gồn font list và các chức năng để thay đổi fonts, điểm đặc biệt là ta thấy ngay việc thay đổi sự thay đổi ngay trên bản văn trong khi "rà" con chuột trên các nút format. Nhóm Paragraph cho ta thấy thêm chuyện thay đổi layout của bản văn. Tương tự nhóm Styles cho ta đổi rất nhanh để thấy một văn bản được xếp đặt rõ ràng. Nhóm cuối cùng cho ta những thao tác để tìm, thay thế hoặc chọn lựa text và objects.



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word01al.gif
Phông mới có độ "nhuyễn" tốt hơn

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word01ar.gif
Việc chọn style được đơn giản tối đa


b. Insert: Tab này bao gồm 7 nhóm là Pages, Table, Illutrations, Links, Header & Footer, Text và Symbols. Tab Insert gộp nhiều chức năng từ Word cũ đồng thời cũng thêm nhiều điều mới như Cover Pages, trong đó cho người xử dụng trình bày bìa một văn bản đẹp mắt và nhà nghề. Nhóm Tables không có gì đặc biệt nhiều. Nhóm Illutrations bao gồm các chức năng có thể dùng để kèm các hình ảnh, charts, shapes vào bản văn mà Smart Art và Chart là hai chức năng mới nổi bật. Nhóm Links chỉ thêm vào chút đỉnh những gì đã có trong các ấn bản Word cũ. Hai nhóm Header & Footer và Text tương tự như "view" và Word Art và cuối cùng nhóm Symbols cho phép chèn vào văn bản các công thức hoặc phương trình toán học (tương tự Equation editor, một sản phẩm riêng trước đây).



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word02al.gif
Các chức năng của tab Insert

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word02ar.gif
Equation Editor không còn là một sản phẩm riêng


c. Page Layout: W12 có vẻ muốn thay thế Publisher trong việc tạo các bản in như "Newsletter". Page Layout gồm 5 nhóm là Themes, Pay Setup, Page Background, Paragraph và Arrange. Nếu vị nào đã dùng Publisher thì không lạ gì những chức năng này. Người dùng có thể tự lập theme riêng của mình để dùng. Nhóm Page Setup tương tự như các ấn bản cũ trong phần File]Page Setup menu. Nhóm Page brackgound cho phép người dùng thêm Water mark rất dễ dàng (hơi rắc rối trước kia), nền ... vào bản văn. Nhóm Paragraph không có gì đáng nói trong khi nhóm Arrange cho phép đặt để hình ảnh đúng vào chỗ muốn trong bản văn.



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word03l.gif
Dùng để trình bày văn bản sẽ in ra.

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word03r.gif


d. References: Bao gồm 6 nhóm là Table of Contents, Footnotes, Citations & Bibliography, Captions, Index and Table of Authorities. Hầu hết các ứng dụng này đã có trước đây nhưng nằm ẩn trong các menu hay sub-menus.



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word04l.gif

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word04r.gif


e. Mailings: bao gồm 5 nhóm là Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Result và Finish. Tất cả các chức năng này đều đã có từ thời Word2000.



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word05.gif


f. Reviews: Tab này bao gồm 6 nhóm là Proofing, Comments, Tracking, Changes, Compare và Protect. Proofing cho ta các chức năng như phần Tools trong các ấn bản Word cũ. Các phần còn lại chủ yếu để dùng trong các văn bản cần nhiều người đóng góp (chuyền nhau sửa).



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word06l.gif

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word06r.gif


g. View: Không có gì đặc biệt trong cả 5 nhóm vì đã có trong những ấn bản Word cũ.



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word07l.gif

http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word07r.gif



h. Add ins: Cuối cùng tab Add-ins bao gồm những nhu liệu của Microsoft hay của nơi khác được dùng với Word. Tuỳ theo từng người, từng máy, phần Add ins có thể thay đổi.



http://i101.photobucket.com/albums/m41/giuse_dqk/computer/word08.gif

(Theo CNN có chỉnh sửa 1 số điểm chưa chính xác )

[alika]

Microsoft Excel là một phần mềm dạng bảng số tính toán có tính năng vô cùng phong phú. Theo ước lượng của nhiều chuyên gia, người làm việc văn phòng bình thường chỉ sử dụng tới 10% tính năng và công suất của Excel đã là nhiều. Trên thực tế, Excel thường được sử dụng trong các công việc:

Lên các bảng tính toán nhanh, như bảng lương, tính công, tính toán chi phí;
Xây dựng các biểu đồ, nhập dữ liệu, sản xuất ra các minh họa hình ảnh;
Các mô hình tính toán tài chính có qui mô ở mức trung bình;
Các tính toán toán học sử dụng nhiều hàm (số lượng hàm toán học có sẵn trong Excel sau khi bổ sung add-in và analysis tăng lên đáng kể);
Tìm kiếm các nghiệm theo các phương pháp lặp Newton-Ralphson, tìm kiếm nghiệm có điều kiện dạng Goalseek, Solver;
Tiến hành các hồi qui đơn giản hoặc smoothing bằng hình ảnh và không quá kỹ lưỡng các chi tiết toán học (làm trơn các điểm dữ liệu rời rạc);
và rất nhiều tính năng khác
Excel cũng thường xuyên được nâng cấp, ta nhận thấy rõ nhất là hình ảnh và giao diện đẹp hơn. Ở mức thông dụng, hi vọng các thông tin dưới đây có ích cho người sử dụng.
Excel là một bảng chứa các cột và dòng. Ta có thể nhập vào từng ô trong đó chữ, số hay công thức, tùy vào nhu cầu sử dụng. Sự khác biệt đầu tiên ta có thể dễ dàng nhận của Excel 2007 là giao diện đã được đổi mới bắt mắt và thân thiện với người sử dụng hơn. Không chỉ vậy mà còn có đôi chút thay đổi khá thú vị.
1. Số hàng và số cột:
Excel 2003: 65.636 hàng, 265 cột.
Excel 2007: 1.048.576 hàng (gấp 14 lần), 16.384 cột (gấp 84 lần). Điều này có nghĩa là nếu mỗi ngày chúng ta có khoảng 2.800 records thì một sheet chúng ta có thể lưu trữ cho một năm dữ liệu. Về số cột thì có thể nói chúng ta tha hồ.
2. Menu trong Excel 2007 gồm có các menu sau:
Home: Đây là các thao tác thông dụng nhất các bạn thường dùng như: Clipboard, Font (Ctrl+Shift+F), Alignment, Number, Styles, Cells, Editing.
Insert: Gồm các tác vụ sau: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text.
Page layout: Themes, Page setup, Scale To Fit, Sheet Options, Arrange.
Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation.
Data: Get External Data, Connection, Sort& Filter, Data, Tools, Outline.
Review: Proofing, Comments, Changes.
View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel1.gif

Nếu các bạn đã quá quen với Excel 2003 và các phiên bản trước, thì với phiên bản này hệ thống Menu sẽ làm cho các bạn cảm thấy khó chịu. Trước đây việc vào Tools/Options để chỉnh các thiết lập thì nay không còn nữa. Các bạn sẽ chỉnh trực tiếp khi di chuyển qua các Menu đã giới thiệu ở trên. Bạn sẽ cảm thấy màn hình hơi bị "chật chội" bởi việc bố trí hệ thống Menu.
Các thao tác về tập tin (giống như trong Menu File trong Excel 2003) thì các bạn phải Click vào biểu tượng Microsoft Office ở góc trên cùng bên trái.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel2.gif
3. Việc trợ giúp khi lập công thức:
Hẳn các bạn sẽ rất hài lòng với việc trợ giúp khi các bạn gõ công thức.
Bạn chỉ việc gõ vào một ô "=v" thì lập tức các công thức sẽ được liệt kê như hình dưới đây:
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel3.gif
4. Sự khác biệt khi bạn Click phải chuột:
Xem hình minh họa là các bạn hiểu ngay.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel15.gif
5. Conditional Formatting:
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel6.gif
Các bạn có thể định dạng theo 64 điều kiện. Trong khi Excel 2003 chỉ có tối đa 3 điều kiện.
Excel 2007 cung cấp các điều kiện các kiểu định dạng mới sau (chú ý rằng các định dạng này sẽ không có trong Excel 2003)
Color Scales: màu các bạn có thể cho chuyển từ đậm đến nhạt hơn.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel7.gif
Data bars: các giá trị ô cao hơn sẽ được định dạng bởi các màu dài hơn.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel8.gif
Icon sets: định dạng bởi các biểu tượng.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel9.gif
Top or Bottom ranked values: chỉ những giá trị ở trong những vị trí trên cao hay dưới sẽ được định dạng thì tùy theo bạn xác định.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel10.gif
Above or below average values.
Unique or duplicate values.
Table column comparision to determine which cells to format.
6. Lọc dữ liệu:
Với phiên bản này các bạn có thể lọc theo giá trị của ô, theo màu tô nền, theo màu font, the Icon.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel11.gif
7. Việc nhập dữ liệu từ bên ngoài:
Chúng ta thử vào Menu Data và From Access để nhập một bảng từ Access vào. Sau khi thực hiện một số thao tác đơn giản bạn sẽ mở ra được một bản như hình trên.
Bạn có thể dùng Refresh để cập nhật lại bảng dữ liệu này khi có sự thay đổi. Bạn có thể thực hiện các lệnh trên Menu. Ví dụ như lệnh Remove Duplicates, xóa đi các dữ liệu trùng. Bạn có thể định nghĩa các dữ liệu trùng này. Trong hình trên các bạn để ý thấy Menu Table Tools xuất hiện không? Nó sẽ xuất hiện một khi thao tác các bạn cần.
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel12.gif
8. Lưu Workbook:
Khi lưu một Workbook các bạn có thể lưu dưới các dạng như sau:
Excel Workbook khi lưu dưới dạng này các code của bạn trong VBE sẽ bị mất.
Excel Macro Enabled Workbook: lưu dưới dạng này sẽ cho phép bạn sử dụng các đoạn code lưu trong VBE của Workbook.
Excel Binary Workbook
Excel 97-2003 Workbook
http://www.saga.vn/Upload/kimleewan/excel16.gif
Sưu tầm và tổng hợp